- Strona główna
- Blog AgendaPro
- Jak wykorzystać Excela do kontroli ...
Wszechstronność narzędzi Excela pozwala mu dostosować się do każdego zadania, księgowego lub innego, które wymaga organizacji i klasyfikacji danych. Jednym z jego najczęstszych zastosowań jest zarządzanie zapasami, ponieważ dzięki formułom i tabelom pomaga nam mieć absolutną kontrolę nad naszymi danymi.
Oszczędność to zawsze słowo klucz, a przy wykorzystaniu Excela nie będzie konieczne wynajmowanie czy płacenie za jakieś konkretne usługi, konieczne będzie jedynie zainwestowanie naszego czasu na zapoznanie się z narzędziem i przestrzeganie jego obsługi. Dowiedz się, jak w najprostszy sposób wykonać podstawowy i bardzo funkcjonalny spis.
Jak sporządzić inwentaryzację
Pierwszą rzeczą, jaką powinieneś zrobić po wejściu do programu Excel, jest utworzenie formatu tabeli, którą wykorzystasz do ewidencji zapasów. Aby to zrobić, przejdź do zakładki "wstaw" i w zakładce "ilustracje" wybierz formularz, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Za jego pomocą należy wygenerować określoną przestrzeń pięciu kolumn i trzech wierszy.
Zidentyfikuj tę pierwszą tabelę jako Produkt, a w jej komórkach poniżej (pięć kolumn) umieścisz kategorie: "kod", który będzie numerem każdego produktu; " opis", aby umieścić nazwę produktu; "wejścia", aby zarejestrować zakupy; " wyjścia", dla sprzedaży lub zwrotu zakupów do dostawców; i " saldo", dla sum.
Powtórz proces, ale tym razem w tabeli o czterech kolumnach, którą nazwiesz "Wejścia", a poniżej, w jej komórkach, określisz kolumny "kod", "opis", "data" i "ilość". Za pomocą tej samej procedury utwórz kolejną, ostatnią tabelę o nazwie "Wyjścia", która będzie miała taką samą liczbę kolumn, oznaczonych tymi samymi nazwami co powyżej. Do tego czasu Twój arkusz Excela dotyczący inwentaryzacji będzie miał w sumie trzy tabele: Odpowiednio Produkty, Wejścia i Wyjścia.
Automatyzacja arkusza inwentaryzacyjnego
Aby zautomatyzować, przejdź do pierwszej komórki dowolnej z twoich tabel. Przejdź do zakładki "Wstaw" w menu Excela i w opcji Tabela uaktywnij opcję "tabela ma nagłówki". Następnie w zakładce "Projektowanie" zlokalizuj nazwę tabeli, którą chcesz zautomatyzować i wstępnie ustaw jej projekt. Będziesz musiał powtórzyć ten proces dla każdej z utworzonych tabel.
Wprowadź wzory
Następnie pokażemy Ci, jak wprowadzać formuły, które automatyzują działanie Twoich tabel. Umożliwi to zlokalizowanie i współdzielenie informacji między nimi, a także ułatwi operacje dodawania i odejmowania między ich danymi. Aby to zrobić, będziesz musiał wykonać następujące kroki:
-
W pierwszej komórce opisu swojej tabeli Wpisy wpisz kod Shift=BUSCARV . Jako szukaną wartość klikniesz pierwszą komórkę kolumny Kod; jako macierz umieścisz nazwę tabeli Produkty, a jako wskaźnik kolumny - numer dwa macierzy: kolumnę "opis Twojej tabeli "produkty". Następnie wybierz opcję "false", aby zautomatyzować dokładne wyszukiwanie.
-
Wykonaj tę samą procedurę w swojej tabeli Outputs. W pierwszej komórce kolumny "opis" tabeli Outputs wpisz kod Shift=BUSCARV i wypełnij dane w nawiasach w taki sam sposób, jak zrobiłeś to dla tabeli Inputs w poprzednim kroku.
-
Następnie będziesz musiał wprowadzić jeszcze dwie formuły do swojej tabeli Outputs. Przejdź do pierwszej komórki kolumny "wejścia" i wpisz formułę Shift=SUM.SI, zaznacz pierwsze komórki kolumn "kod" w tabelach Wejścia i Produkty, aby dopasować, a następnie komórkę "ilość" w tabeli Wejścia. Będziesz musiał usunąć pierwszy i ostatni @ z kodu, aby zautomatyzować i dopasować dane, które dodajesz.
-
Wykonaj tę samą operację na kolumnie "Wyjścia" w tabeli Produkty. Zaznacz pierwszą komórkę odpowiednich kolumn "kod", a następnie komórkę "ilość" tabeli Outputs. Usuń pierwszą i ostatnią @, i zautomatyzuj działanie tabel.
-
Na koniec musisz zautomatyzować kolumnę salda w tabeli Produkty. W tym celu przechodzimy do pierwszej komórki i wpisujemy formułę =(INPUTS)-(OUTPUTS).
-
Jeśli wykonasz wszystkie te kroki, będziesz w stanie zautomatyzować trzy tabele w arkuszu Excel, które pozwolą Ci zarządzać i rejestrować wszystkie ruchy Twojej firmy.
Powiązane artykuły:
- Dlaczego nie powinieneś prowadzić inwentaryzacji w Excelu?
- Porady dotyczące zarządzania kontami firmowymi
- 5 najlepszych praktyk poprawiających zarządzanie z klientami
